Dina personuppgifter hos Socialstyrelsen

När en fråga eller begäran skickas in till Socialstyrelsen behandlar vi personuppgifter för att kunna handlägga ärendet. Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna utföra en uppgift av allmänt intresse och i vissa fall, när beslut kan fattas, som ett led i vår myndighetsutövning. Om frågan omfattar känsliga personuppgifter är behandlingen nödvändig av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse.

Ansökan om legitimation, skyddad yrkestitel och andra behörigheter för yrken inom hälso- och sjukvården

Socialstyrelsen prövar och utfärdar legitimationer, skyddad yrkestitel och andra behörighetsbevis bevis om specialistkompetens och olika typer av intyg. Inom ramen för detta behandlar vi personuppgifter.

Vid en ansökan om behörighetsbevis för ett yrke inom hälso- och sjukvården och omsorgen registrerar vi personuppgifter i vårt ärendehanteringssystem. Behandlingen är nödvändig för att handlägga ansökan och sker som ett led i vår myndighetsutövning.

Om ansökan görs i ett så kallat webbformulär på Socialstyrelsens webbplats använder myndigheten ett verktyg som även sparar uppgift om IP-nummer för den enhet som används vid ansökan. Om du vill ha mer information om detta verktyg, kan du kontakta Socialstyrelsen. Vill du avstå från att använda webbformuläret kan du istället ansöka via vår e-tjänst eller på pappersblankett.

Under utredningen av ett ärende kan Socialstyrelsen komma att kontakta myndigheter, kommuner, regioner eller andra aktörer för att intyga att uppgifter som har lämnats om utbildning och arbetslivserfarenhet är riktiga. I samband med det kan vi behöva lämna ut namn och personnummer. Vid prövningen av ansökan om legitimation gör Socialstyrelsen också alltid en kontroll mot belastningsregistret för att kunna uppfylla krav om behörighet som följer av patientsäkerhetslagen (2010:659). Behandlingarna är nödvändiga för utförandet av en uppgift av allmänt intresse.

När vi har beviljat behörigheten lägger vi in uppgifter om behörigheten i Socialstyrelsens register över legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal och personal med bevis om rätt att använda yrkestiteln undersköterska (HOSP-registret). Socialstyrelsen har en skyldighet att föra det registret och personuppgiftsbehandling utförs därför för att uppfylla en rättslig förpliktelse.

Ansökan om och återrapportering av statsbidrag

När Socialstyrelsen handlägger ansökningar om och återrapportering av statsbidrag behöver personuppgifter om den sökande behandlas för handläggningen av ansökan. Behandlingen sker som ett led i vår myndighetsutövning och är även nödvändig för utförandet av en uppgift av allmänt intresse.

Ansökan till SK-kurser

När Socialstyrelsen handlägger ansökningar till SK-kurser behandlas personuppgifter för att kunna handlägga ansökan. Behandlingen sker som ett led i vår myndighetsutövning och är även nödvändig för utförandet av en uppgift av allmänt intresse.

Ansökan om tillstånd inom hälso- och sjukvården

Socialstyrelsen handlägger ett antal olika tillståndsärenden inom hälso- och sjukvården. Inom ramen för handläggningen behöver uppgifter om den som tillståndet gäller behandlas. Behandlingen sker som ett led i vår myndighetsutövning och är nödvändig av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse.

Ansökan om arbete

Socialstyrelsen behandlar personuppgifter i samband med att en ansökan om arbete skickas in till myndigheten, för att kunna administrera rekryteringen. Behandlingen för anställningsförfarandet är ett led i vår myndighetsutövning och övrig behandling är nödvändig för utförandet av en uppgift av allmänt intresse.

Hälsodata- och socialtjänstregister

Socialstyrelsens hälsodata- och socialtjänstregister bygger på uppgifter som rapporteras in från hälso- och sjukvården och socialtjänsten och innehåller personnummer.

Socialstyrelsen förvaltar sju hälsodataregister:

• Cancerregistret
• Läkemedelsregistret
• Medicinska födelseregistret
• Patientregistret
• Tandhälsoregistret
• Registret över insatser inom kommunal hälso- och sjukvård.

Socialstyrelsen förvaltar också fem socialtjänstregister:

• Registret över insatser till barn och unga
• Registret över ekonomiskt bistånd
• Registret över insatser enligt lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade
• Registret över tvångsvård enligt lagen (1988:870) om vård av missbrukare i vissa fall
• Registret över socialtjänstinsatser till äldre och personer med funktionsnedsättning

Socialstyrelsens har dessutom ett dödsorsaksregister.

Hälsodataregistren och dödsorsaksregistret behövs för att beskriva hur vanligt förekommande sjukdomar är, hur utvecklingen ser ut och vilka faktorer som kan orsaka allvarlig sjuklighet och för tidig död. Exempelvis kan man med hjälp av registren följa behandlingars kortsiktiga och långsiktiga effekter på patienter. Uppgifter från registren har använts av forskare i ett stort antal vetenskapliga studier på områden inom medicinsk och samhällsvetenskaplig forskning. I publikationen Hälsodataregister räddar liv och ger bättre vård illustreras nyttan med registren genom ett antal exempel på hur data har använts för forskning och statistik.

Socialtjänstregistren ger information om kommunernas socialtjänstverksamhet och ger möjlighet att göra nationella sammanställningar över vilka grupper som får sådana insatser. Statistiken om ekonomiskt bistånd kan till exempel visa kopplingen mellan behovet av ekonomiskt bistånd och arbetslöshet. Det går också att göra jämförelser för att se om kommuner satsar olika mycket på sin verksamhet.

Varför behöver registren innehålla personnummer?

För att kunna ta fram statistik och bedriva forskning av god kvalitet är det viktigt att registren innehåller personnummer. Personnummer behövs under den tid då uppgifter från olika källor kopplas ihop. När man sedan analyserar och redovisar data innehåller den inte någon information som kan kopplas till en enskild individ.
Genom att jämföra grupper av patienter som fått respektive inte fått en viss behandling och sedan följa dem i olika register kan man studera både kortsiktiga och långsiktiga effekter. Utan personnummer i patientregistret är det inte ens möjligt att säga om tio personer vårdats en gång eller en person vårdats tio gånger.
Om du vill få mer information om de uppgifter som behandlas i registren kan du läsa här (länk till sidan om registren).

Vilket rättsligt stöd har Socialstyrelsen för behandlingen?

Behandlingen av personuppgifter i registren är nödvändig för Socialstyrelsens utförande av en uppgift av allmänt intresse. Den behandling som sker måste vara förenlig med EU:s dataskyddsförordning. I lagen (2001:99) om den officiella statistiken och förordningen om den officiella statistiken (2001:100) finns också bestämmelser om hur personuppgifter i registren får användas inom ramen för ändamålet forskning och statistik inom verksamhetsområdena hälso- och sjukvård samt socialtjänst. Hälsodataregistren regleras vidare särskilt i lagen om hälsodataregister (1998:543) och tillhörande förordningar (2001:707, 2001:708, 2001:709, 2005:363 och 2008:194). Även socialtjänstregistren är reglerade i särskilda förordningar (1981:1370 och 2004:16). Dödsorsaksregistret regleras av begravningslagen (1990:1144) och begravningsförordningen (1990:1147).

En del av de personuppgifter som ingår i registren är känsliga personuppgifter. Behandlingen av känsliga personuppgifter är nödvändig för att tillhandahålla hälso- och sjukvård, för framställning av statistik, forskning samt epidemiologiska undersökningar och arkivändamål. Stödet för behandling av känsliga personuppgifter i hälsodataregistren finns i lagen om hälsodataregister med tillhörande förordningar. Det finns stöd för behandling av känsliga personuppgifter i registren på socialtjänstens område i lagen om den officiella statistiken med tillhörande förordning. Behandlingen av uppgifter i dödsorsaksregistret sker med stöd av begravningslagen och begravningsförordningen. Dödsorsaksregistret innehåller huvudsakligen uppgifter om avlidna, men vissa uppgifter kan härledas till personer som omfattas av dataskyddsreglerna.

Hur skyddar Socialstyrelsen uppgifterna i registren?

Socialstyrelsens hälsodata- och socialtjänstregister skyddas genom särskilda organisatoriska och tekniska säkerhetsåtgärder. Uppgifterna i registren omfattas också av absolut sekretess enligt 24 kap. 8 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Det betyder att uppgifterna som utgångspunkt inte får röjas.

Uppgifter som behövs för forsknings- eller statistikändamål och uppgift som inte genom namn, annan identitetsbeteckning eller liknande förhållande är direkt hänförlig till en person får lämnas ut, men bara om det står klart att uppgiften kan röjas utan att personen eller någon närstående till den lider skada eller men om utlämnandet sker.

Den absoluta sekretessen begränsar alltså möjliga mottagare av personuppgifter från Socialstyrelsens register. I de fall uppgifter kan lämnas ut för exempelvis forsknings- eller statistikändamål beaktar Socialstyrelsen vilken sekretess som uppgifterna kommer att omfattas av hos mottagaren, innan ett utlämnande sker.

Vissa sökbegränsningar, direktåtkomst och elektroniskt utlämnande

Registren innehåller bara i förväg preciserade och till antalet begränsade kategorier av uppgifter. Som sökbegrepp används bara de uppgifter som får behandlas i respektive register. Om uppgifterna ska användas för framställning av statistik eller forskning och särskilda ändamål inom hälso- och sjukvården får de lämnas ut elektroniskt, men det är bara Socialstyrelsen som har direktåtkomst till uppgifterna.

Överföring av uppgifter till länder utanför EU/EES

Inga personuppgifter från våra hälsodata- och socialtjänstregister överförs till länder utanför EU/EES.

Registret över legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal och personal med bevis om rätt att använda yrkestiteln undersköterska (HOSP-registret)

I Socialstyrelsens register över legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal och personal med bevis om rätt att använda yrkestiteln undersköterska (HOSP-registret) behandlas personuppgifter kopplade till behörigheten. Uppgifterna i registret uppdateras automatiskt mot folkbokföringsregistret Uppgifterna används för upplysning om hälso- och sjukvårdspersonalens behörighet till arbetsgivare, apotek, myndigheter och allmänhet samt för tillsyn. Dessutom utgör registeruppgifterna underlag för statistik och prognoser över tillgången på hälso- och sjukvårdspersonal. Personuppgiftsbehandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse.

IVO och Transportstyrelsen har elektronisk tillgång till uppgifterna i registret. Även offentliga vårdgivare kan ges direktåtkomst till vissa uppgifter i registret.

Donationsregistret

Inom ramen för Socialstyrelsens uppdrag att ansvara för donationsregistret behandlas personuppgifter. Syftet med registret är att allmänheten ska kunna meddela sin inställning till donation av organ och vävnader och att behörig personal ska kunna ta reda på en persons inställning vid en utredning till eventuell organ- och vävnadsdonation. Personuppgiftsbehandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse. Det är frivilligt att registrera sig och den enskilde kan när som helst återkalla sitt medgivande till donation.

Socialstyrelsen behandlar personuppgifter inom ramen för uppdraget att utreda dödsfall för att identifiera eventuella systemfel i samhällets insatser för barn och vuxna. Behandlingen av personuppgifter är fastställd i lagen (2007:606) om utredningar för att förebygga vissa skador och dödsfall och förordningen (2007:748) om utredningar för att förebygga vissa skador och dödsfall och är nödvändig av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse.

Som ett led i myndighetens beredning av ärenden till Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd (HSAN) handlägger och administrerar Socialstyrelsen personuppgifter om legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal för att pröva deras behörighet. Socialstyrelsen och HSAN är gemensamt personuppgiftsansvariga för behandlingen som utförs. Socialstyrelsen inhämtar uppgifter i ärendet från IVO och den enskilda, medan HSAN fattar beslut i ärendet.

När beslutet är fattat skickas information om behörighetsinskränkningar till registret över legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal och personal med bevis om rätt att använda yrkestiteln undersköterska (HOSP-registret), samt till Informationssystemet för den inre marknaden, IMI, för att fullgöra en rättslig förpliktelse.

Behandlingen sker som ett led i myndighetsutövning och behandlingen av känsliga personuppgifter är nödvändig av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse.

Rättsliga rådet handlägger vissa ärenden, till exempel tillstånd för abort, sterilisering, insemination eller för att fastställa ändrad könstillhörighet. För att kunna handlägga dessa ärenden behandlas personuppgifter. Behandlingen sker som ett led i vår myndighetsutövning och är nödvändig av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse.

Rättsliga rådet lämnar också utlåtanden till domstol och andra myndigheter i allmänmedicinska och rättsmedicinska- samt allmänpsykiatriska och rättspsykiatriska frågor. Även inom ramen för dessa ärenden är behandling av känsliga personuppgifter nödvändig av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse.

Socialstyrelsen genomför ett flertal undersökningar som ett led i att till exempel utvärdera och följa upp åtgärder inom hälso- och sjukvård och socialtjänst. Behandlingen av personuppgifterna är nödvändigt för utförandet av en uppgift av allmänt intresse. Behandlingen av känsliga personuppgifter är nödvändig av skäl som hör samman med förebyggande hälso- och sjukvård och social omsorg eller av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse.

Undersökningen Vad tycker de äldre om äldreomsorgen?

Socialstyrelsen undersöker årligen vad de äldre tycker om sin äldreomsorg. Undersökningens enkäter skickas till personer som är 65 år eller äldre och har biståndsbedömd äldreomsorg i form av hemtjänst i ordinärt boende eller särskilt boende. För att kunna genomföra undersökningen ber Socialstyrelsen kommunerna att lämna in uppgifter om personnummer och vilken verksamhet respektive person får äldreomsorg från. Det är frivilligt att delta i undersökningen och alla resultat som publiceras är på gruppnivå. Det innebär att ingen enskild individ som har ingått i undersökningen kan identifieras.

Syftet med undersökningen är att enskilda äldre personer, genom att anonymt svara på enkätfrågorna, ska få säga vad de tycker om den äldreomsorg de får. Svaren på enkäterna sammanställs till statistik som i sin tur syftar till att ge politiker och andra ansvariga i regering, län, kommuner och verksamheter ett underlag som de har möjlighet att använda för att följa och utveckla äldreomsorgen utifrån de äldres perspektiv.

Undersökningen är en del av Socialstyrelsens öppna jämförelser som ska skapa öppenhet och ge förbättrad insyn i offentligt finansierad hälso- och sjukvård och socialtjänst, starta och stötta lokala, regionala och nationella utvecklingsarbeten samt att ge underlag för styrning och ledning.

Uppgifterna som hämtas in kan komma att användas i andra uppdrag på Socialstyrelsen, under förutsättningen att uppdragen handlar om äldre personer eller deras anhöriga och om det är förenligt med de ändamål som uppgifterna hämtats in för.

Varför behöver personnummer behandlas i undersökningen?

För att kunna göra kompletterande och mer djupgående analyser av det insamlade enkätmaterialet och för att än bättre besvara de frågeställningar som är ändamålet med undersökningen, kompletteras enkätsvaren med uppgifter från Socialstyrelsens patientregister, läkemedelsregister, registret över socialtjänstinsatser till äldre och personer med funktionsnedsättning samt registret över insatser inom kommunal hälso- och sjukvård. Personnummer behövs för att kunna göra dessa samkörningar.

Vilket rättsligt stöd har Socialstyrelsen för behandlingen?

Socialstyrelsen behandlar personuppgifterna som en del i myndighetens utförande av en uppgift av allmänt intresse. Behandlingen av känsliga personuppgifter är nödvändig av skäl som hör samman med förebyggande hälso- och sjukvård och social omsorg.

Hur skyddar Socialstyrelsen personuppgifterna?

Personuppgifterna om individer som deltar i undersökningen omfattas av sekretess, huvudsakligen enligt 24 kap. 8 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) jämte 7 § offentlighets- och sekretessförordningen (2009:641). Uppgifterna hanteras bara av ett begränsat antal anställda hos Socialstyrelsen och den leverantör som genomför undersökningen på vårt uppdrag och skyddas genom särskilda organisatoriska och tekniska säkerhetsåtgärder. En konsekvensbedömning avseende dataskydd har också genomförts för att säkerställa skyddet för personuppgifterna.

Socialstyrelsen behandlar personuppgifter i samband med administrationen av konferenser, seminarier, utbildningar och workshops. Personuppgifterna behandlas också för uppföljning. Behandlingarna är nödvändiga för att vi ska kunna utföra uppgifter av allmänt intresse.

Socialstyrelsen behöver i egenskap av kunskapsmyndighet kommunicera med olika målgrupper och behandlar i samband med det personuppgifter för att nå ut till rätt personer. Behandlingen är nödvändig för utförandet av en uppgift av allmänt intresse.

Som ett led i Socialstyrelsens uppdrag att styra med kunskap initierar och medverkar vi också i flera samråds-, fokus-, insats, referens- och expertgrupper samt råd och nätverk. Vi anlitar också experter, till exempel inom ramen för vårt arbete med nationella riktlinjer. I samband med det behandlas personuppgifter. Behandlingen är nödvändig för utförandet av en uppgift av allmänt intresse.

När Socialstyrelsens handlägger forskar- och statistikbeställningar behandlar vi namn och kontaktuppgifter för att kunna kommunicera i ärendet. Behandlingen sker som ett led i vår myndighetsutövning och är även nödvändig för utförandet av en uppgift av allmänt intresse.

Socialstyrelsen behandlar även personuppgifter i samband med beställningar av olika publikationer och informationsmaterial. Behandlingen görs för att administrera beställningen och är nödvändig för att kunna fullgöra det avtal som ingåtts i samband med beställningen.

Socialstyrelsen behandlar personuppgifter i samband med anskaffning av varor och tjänster, för att kunna hantera anskaffningen. Behandlingen är nödvändig för vi ska kunna utföra en uppgift av allmänt intresse.

Socialstyrelsen behandlar personuppgifter i samband med anmälan om prenumeration av våra pressmeddelanden, nyhetsbrev och annan information från oss. Behandlingen sker för att vi ska kunna administrera prenumerationen och skicka ut informationen, med stöd av ett samtycke från den registrerade och som en del i utförandet av en uppgift av allmänt intresse.

Socialstyrelsen kommunicerar i sociala medier och behandlar då olika personuppgifter för att kunna kommunicera med allmänheten. Behandlingen är nödvändig för utförandet av en uppgift av allmänt intresse.

Socialstyrelsens lokaler på Rålambsvägen 3 och Gjörwellsgatan 30 i Stockholm är kamerabevakade. Syftet är framför allt att förhindra och utreda brott och olyckor. Socialstyrelsen behandlar personuppgifterna i form av rörliga bilder för att utföra en uppgift av allmänt intresse. De som kan ta del av personuppgifterna är anställda vid Socialstyrelsen med särskild behörighet. Även leverantören av bevakningssystemet kan få begränsad tillgång i samband med support. Uppgifterna lagras i 30 dagar.

Socialstyrelsen behandlar personuppgifter i vår personaladministrativa verksamhet, för flera olika ändamål kopplade till medarbetares anställning. Dessa behandlingar är nödvändiga för att vi ska kunna fullgöra en rättslig förpliktelse, är nödvändiga för utförandet av en uppgift om allmänt intresse eller som ett led i vår myndighetsutövning. Mer information om behandlingen i vår personaladministrativa behandling tillhandahålls inom myndigheten. Vid frågor om vad som gäller för en specifik behandling kan du också kontakta Socialstyrelsen.