Lättläst
Teckenspråk
English
Other languages

Sammanhållen vård- och omsorgsdokumentation – samlat stöd för omsorgsgivare

Omsorgsgivare har möjlighet att ansluta sig till ett system för sammanhållen vård- och omsorgsdokumentation och på så sätt kunna ge och få tillgång till personuppgifter hos vårdgivare och andra omsorgsgivare. För att kunna ge och få tillgång till sådana uppgifter krävs det att samtliga förutsättningar som anges i lagen om sammanhållen vård- och omsorgsdokumentation är uppfyllda.

Processer och rutiner är en viktig del

Genom sammanhållen vård- och omsorgsdokumentation kan vårdgivare och omsorgsgivare dela och ta del av uppgifterna genom det elektroniska systemet, när uppgifterna behövs i verksamheten. Ur ett dokumentations- och informationssäkerhetsperspektiv är det därför bland annat viktigt

  • att göra behovs- och riskanalyser, bland annat utifrån behörighetstilldelning
  • att ha processer och rutiner för tillämpningen av sammanhållen vård- och omsorgsdokumentation
  • att informera och utbilda personalen, så att de vet vad som gäller
  • att styra den interna elektroniska åtkomsten
  • att dokumentera och kontrollera den interna elektroniska åtkomsten.

Ledningssystem

För att säkra kvalitet i, samt planera, leda och förbättra verksamheter inom socialtjänsten ska alla verksamheter ha ett ledningssystem. Ledningssystemet ska innehålla de processer och rutiner som behövs för att utveckla och säkra kvaliteten i verksamhetens samtliga delar.

Föreskrifter och allmänna råd

Handbok

Stödmaterial med reflektionsfrågor

Socialstyrelsen har tagit fram ett stödmaterial med reflektionsfrågor som kan användas vid till exempel utformning av processer och rutiner för tillämpningen av sammanhållen vård- och omsorgsdokumentation.

Dokumentation inom socialtjänsten som får ingå i sammanhållen vård- och omsorgsdokumentation

Bestämmelserna om sammanhållen vård- och omsorgsdokumentation får tillämpas på omsorgsgivares behandling av omsorgsmottagares personuppgifter enligt lagen (2001:454) om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten. Det är endast följande dokumentation som får ingå

  • dokumentation enligt 11 kap. 5 § socialtjänstlagen (2001:453), SoL, som gäller insatser för äldre personer eller personer med funktionsnedsättning
  • dokumentation enligt 21 a § lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrande, LSS.

Dokumentation ska föras för varje omsorgsmottagare för sig

Sammanhållen vård- och omsorgsdokumentation får bara tillämpas om dokumentationen förs för varje omsorgsmottagare för sig. Detta innebär att den dokumentation som finns i den sammanhållna vård- och omsorgsdokumentationen om en omsorgsmottagare ska avse just den personen, det vill säga den omsorgsmottagare som har fått eller får insatser för äldre personer eller personer med funktionsnedsättning. Det kan också vara en person har fått eller får behovet av sådana insatser bedömda.

Exempel på dokumentation som kan ingå är

  • ansökan
  • utredning
  • beslut
  • dokumentation under genomförande 
  • uppföljning.

Dokumentationen om omsorgsmottagaren kan innehålla personuppgifter om andra personer än omsorgsmottagaren, till exempel uppgifter om närstående. Om det är nödvändigt att dokumentera sådana uppgifter för att omsorgsgivaren ska kunna ansvara för eller utföra insatser när det gäller omsorgsmottagaren eller administrera sådana insatser, får de personuppgifterna ingå i sammanhållen vård- och omsorgsdokumentation.

Dokumentation som inte får ingå

Dokumentation om en omsorgsmottagare som är äldre eller har en funktionsnedsättning, men får en annan insats än de som omfattas av lagen om sammanhållen vård- och omsorgsdokumentation, får inte ingå i sammanhållen vård- och omsorgsdokumentation.

Detta innebär att dokumentation inte får ingå som rör till exempel 

  • ekonomiskt bistånd
  • missbruk
  • våld i nära relation
  • skuldsättning
  • barnavårdsutredning
  • insatser som tillhandahålls enligt lagen om vissa kommunala befogenheter eller turbundna resor (det vill säga resor till och från dagverksamhet, daglig verksamhet och korttidstillsyn).

Även sådana insatser får dock ingå i den sammanhållna vård- och omsorgsdokumentationen i de fall det är nödvändigt att de nämns för att det ska vara möjligt att ansvara för eller utföra insatser för äldre personer eller personer med funktionsnedsättning, eller administration eller dokumentation av sådana insatser.

Tydliggör dokumentation som får ingå

För att tydliggöra vilken dokumentation inom socialtjänsten som får ingå i sammanhållen vård- och omsorgsdokumentation, kan det vara lämpligt att det framgår av socialtjänstens beslut om bistånd, att insatsen är sådan som avses i uttrycket insatser för äldre personer eller personer med funktionsnedsättning.

Vad innebär 11 kap. 5 § SoL och 21 a § LSS?

Bestämmelser om dokumentation inom socialtjänsten finns i 11 kap. 5 § socialtjänstlagen (2001:453), SoL. Där anges att handläggning av ärenden som rör enskilda samt genomförande av beslut om stödinsatser, vård och behandling ska dokumenteras. I dokumentationen ska det också framgå vilka beslut som fattas och åtgärder som vidtas i ärendet samt faktiska omständigheter och händelser av betydelse. I 21 a § lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS, finns en bestämmelse med samma innebörd. Dessa bestämmelser är även tillämpliga på enskild (privat) verksamhet (7 kap. 3 § SoL och 23 c § LSS).

I Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2014:5) om dokumentation i verksamhet som bedrivs med stöd av SoL, LVU, LVM och LSS, finns bestämmelser som ska tillämpas vid dokumentation under handläggning av ärenden som gäller enskilda samt under genomförande och uppföljning av beslut om insatser i verksamhet som omfattas av någon av följande bestämmelser:

  • 11 kap. 5 § eller 7 kap. 3 § första stycket SoL
  • 21 a § eller 23 a § första stycket LSS.

I föreskrifterna anges att handlingar, som avser personer som är eller har varit aktuella för utredning eller insats i en verksamhet, ska hållas samman i personakter (4 kap. 2 §). Med journal i socialtjänstens verksamhet avses den del av en personakt, där anteckningar av betydelse för handläggning av ett ärende samt för genomförande och uppföljning av en insats, görs i kronolo-gisk ordning (2 kap. 1 §). En personakt ska innehålla en journal samt upprättade och inkomna handlingar av betydelse för handläggningen av ett ärende eller för genomförande eller uppföljning av insatser (4 kap. 6 §). Det finns också ett krav på att handlingar som upprättas och gäller enskilda ska begränsas till att innehålla uppgifter som bedöms vara tillräckliga, väsentliga och ändamålsenliga i förhållande till vad saken gäller (4 kap. 1 §).

Förutsättningar för att dela och ta del av personuppgifter

Att ta del av personuppgifter genom sammanhållen vård- och omsorgsdokumentation sker i två steg. Det första steget handlar om att göra uppgifter tillgängliga och det andra steget om att behandla (ta del av) uppgifter.

Steg 1 – Att göra personuppgifter tillgängliga

En omsorgsgivare som är ansluten till sammanhållen vård- och omsorgsdokumentation får göra uppgifter tillgängliga för andra omsorgsgivare och vårdgivare om båda dessa förutsättningar är uppfyllda:

  • Omsorgsmottagaren har fått information om vad sammanhållen vård- och omsorgsdokumentation innebär och möjligheten att motsätta sig att uppgifterna görs tillgängliga för vårdgivare och andra omsorgsgivare.
  • Omsorgsmottagaren har inte motsatt sig att uppgifterna görs tillgängliga, det vill säga ett så kallat tyst samtycke.

Vem är omsorgsmottagare?

Omsorgsmottagare är en person som har fått eller får insatser för äldre personer eller personer med funktionsnedsättning eller som har fått eller får behovet av sådana insatser bedömda. Även den som endast har ansökt om bistånd för en sådan insats och ännu inte fått den beviljad eller som redan fått avslag på en ansökan om en sådan insats omfattas av begreppet.

Det ska alltså vara fråga om äldre person eller en person med funktionsned-sättning som får en i lagen angiven insats.

Det kan till exempel vara en äldre person som får hemtjänst eller en person med funktionsnedsättning som har ansökt om insatsen bostad med särskild service enligt LSS.

 

Hur och när ska informationen lämnas?

Hur ska informationen lämnas?

Det är upp till varje personuppgiftsansvarig, det vill säga varje omsorgsgivare, att bestämma hur informationen ska lämnas. Det finns inga krav på att informationen ska ges i viss form, till exempel muntligt eller skriftligt.

Hur informationensignsig ska lämnas behöver bedömas i det enskilda fallet och anpassas till omsorgsmottagarens behov. Beroende på omsorgsmottagarens behov kan information till exempel lämnas skriftligt, muntligt eller på annat sätt som gör det möjligt för omsorgsmottagaren att tillgodogöra sig innehållet. När så är lämpligt kan informationen även lämnas i elektronisk form.

Information som lämnas till barn behöver anpassas efter barnets ålder, mognad och andra individuella förutsättningar, på ett sätt som gör det möjligt för barnet att tillgodogöra sig informationen.

Informationen kan behöva översättas till andra språk än svenska. Omsorgsmottagare kan även ha behov av kommunikationsstöd, se till exempel Alternativ och kompletterande information på Kunskapsguiden.

Information kan exempelvis lämnas skriftligen eller muntligen inför eller under ett möte.

Det är viktigt att den personuppgiftsansvarige utarbetar rutiner för hur informationsskyldigheten ska fullgöras. Den personuppgiftsansvarige anses ha bevisbördan för att information har lämnats till omsorgsmottagaren.

När ska informationen lämnas?

Informationen ska lämnas innan uppgifter om en omsorgsmottagare får göras tillgängliga.

Om en omsorgsmottagare inte kan ta till sig informationen, till exempel på grund av medvetslöshet, eller är alltför fysiskt eller psykiskt medtagen, ska informationen lämnas när omsorgsmottagaren kan tillgodogöra sig informationen. Innan dess får uppgifter inte göras tillgängliga.

Det är inte nödvändigt att information lämnas vid varje kontakttillfälle, som en omsorgsgivare har med en omsorgsmottagare, under förutsättning att inget tvivel råder om att omsorgsmottagaren är införstådd både med vad den sammanhållna vård- och omsorgsdokumentationen innebär och rätten att motsätta sig. 

Observera att det finns undantag när det gäller vårdgivares tillgängliggörande för andra vårdgivare, oavsett patientens inställning. Mer information finns på sidan Sammanhållen vård- och omsorgsdokumentation. För vårdgivare.

Vad innebär det att inte motsätta sig, så kallat tyst samtycke?

Det innebär att omsorgsmottagaren har möjlighet att motsätta sig att uppgifter görs tillgängliga för vårdgivare och andra omsorgsgivare, så kallat tyst samtycke. För att omsorgsgivare ska få göra uppgifter tillgängliga krävs alltså inte ett aktivt samtycke från omsorgsmottagaren.

Att motsätta sig att uppgifter görs tillgängliga innebär att uppgifterna på omsorgsmottagarens begäran inte längre får göras tillgängliga för andra vårdgivare eller omsorgsgivare genom systemet med sammanhållen vård- och omsorgsdokumentation.

Om omsorgsmottagaren motsätter sig att uppgifterna görs tillgängliga, ska uppgifterna genast spärras av omsorgsgivaren.

En omsorgsmottagare kan när som helst begära att omsorgsgivare som har spärrat uppgifterna häver spärren. Omsorgsmottagarens önskan att häva spärren bör dokumenteras på lämpligt sätt, exempelvis i omsorgsmottagarens personakt.

Omsorgsmottagare som inte endast tillfälligt saknar förmåga att ta ställning till om personuppgifterna ska göras tillgängliga

När det gäller omsorgsmottagare som inte endast tillfälligt saknar förmåga att ta ställning till om personuppgifterna ska göras tillgängliga, får uppgifterna göras tillgängliga om båda dessa förutsättningar är uppfyllda:

  • Omsorgsmottagarens inställning till sådan behandling av personupp-gifter har klarlagts så långt som möjligt.
  • Det finns inte anledning att anta att omsorgsmottagaren skulle ha motsatt sig behandlingen av personuppgifterna.

Vad innebär det att inte endast tillfälligt sakna förmåga att ta ställning?

Oförmåga att ta ställning till behandling av personuppgifter kan uppstå av många skäl, exempelvis på grund av olika former av kognitiva nedsättningar. Förmågan att ta ställning till frågor om behandling av personuppgifter måste därför bedömas i det enskilda fallet. Till exempel behöver demenssjukdom inte alltid medföra att personen har nedsatt förmåga i alla avseenden.

Omsorgsmottagare som inom en kortare tid förväntas få tillbaka förmågan att ta ställning omfattas inte av bestämmelsen. Det kan till exempel vara i situationer när omsorgsmottagaren till följd av medvetslöshet, påverkan av alkohol eller narkotika, chock eller av annat skäl är alltför fysiskt eller psykiskt medtagen.

Stödja vuxna personers vilja hos Kunskapsguiden

Stödja äldre personers vilja hos Kunskapsguiden

Barns rätt att ta ställning till om uppgifterna ska göras tillgängliga

När omsorgsmottagaren är ett barn som har uppnått sådan ålder och mognad att hen själv kan ta ställning får uppgifter göras tillgängliga för vårdgivare och andra omsorgsgivare om båda dessa förutsättningar är uppfyllda:

  • Barnet har fått information om vad sammanhållen vård- och omsorgsdokumentation innebär och möjligheten att motsätta sig att uppgifterna görs tillgängliga.
  • Barnet har inte motsatt sig att uppgifterna görs tillgängliga, så kallat tyst samtycke.

Enligt föräldrabalken har vårdnadshavare rätt och skyldighet att bestämma i frågor som rör barnets personliga angelägenheter. I takt med barnets stigande ålder och mognad ska vårdnadshavaren ta allt större hänsyn till barnets synpunkter och önskemål. Vårdnadshavare får dock inte motsätta sig att uppgifter om barnet görs tillgängliga i ett system för sammanhållen vård och omsorgsdokumentation.

När kan barn själva ta ställning?

Barn som har uppnått sådan ålder och mognad att de förstår vad sammanhållen vård- och omsorgsdokumentation innebär, kan begära att uppgifter om sig själva ska spärras samt häva en redan införd spärr. I takt med barnets stigande ålder och mognad ska allt större hänsyn tas till barnets önskemål och vilja. I vilken utsträckning barnet ska ha inflytande bedöms av omsorgsgivaren i varje enskilt fall i kontakten med barnet.

Mognadsbedömning för barns delaktighet på Kunskapsguiden

Ospärrade personuppgifter

Om omsorgsmottagaren inte har motsatt sig det, ska uppgifterna göras tillgängliga (det vill säga ospärrade) för vårdgivare och andra omsorgsgivare som är anslutna till sammanhållen vård- och omsorgsdokumentation. Om det finns ospärrade uppgifter om en omsorgsmottagare ska det införas en uppgift om det i systemet. Andra vårdgivare eller omsorgsgivare ska kunna ta del av denna uppgift utan att ta del av uppgift om vilken omsorgsgivare som gjort uppgiften tillgänglig eller av de ospärrade uppgifternas innehåll.

Omsorgsgivare får bara ta del av ospärrade uppgifter under vissa förutsättningar. När det gäller möjligheter att ta del av en annan vårdgivares eller omsorgsgivares uppgifter genom systemet är de förutsättningar som anges uttömmande. En omsorgsmottagaren kan exempelvis inte genom samtycke tillåta personuppgiftsbehandling i sammanhållen vård- och omsorgsdokumentation under andra förutsättningar än de som lagen medger.

Steg 2 – Att ta del av ospärrade personuppgifter

En omsorgsgivare får ta del av personuppgifter som har gjorts tillgängliga av andra vårdgivare och omsorgsgivare om samtliga dessa förutsättningar är uppfyllda:

  • Uppgifterna rör en omsorgsmottagare som får omsorgsgivarens insatser eller är föremål för utredning av att få sådana insatser.
  • Uppgifterna kan antas ha betydelse för omsorgsgivarens insatser.
  • Omsorgsmottagaren samtycker till att omsorgsgivaren tar del av uppgifterna, det vill säga aktivt samtycke.

Observera att i det här steget krävs det ett aktivt samtycke, till skillnad från steg 1 (att göra uppgifter tillgängliga) där det räcker med ett så kallat tyst samtycke.

Vad innebär det att uppgifterna ska röra en omsorgsmottagare som får omsorgsgivarens insatser eller är föremål för utredning av att få sådana insatser?

Det ska finnas en relation med den omsorgsmottagare som uppgifterna rör, genom insatser eller utredning om insatser rörande omsorgsmottagaren. Med omsorgsgivarens insatser avses de insatser som en omsorgsgivare ansvarar, eller har ansvarat, för eller utför eller har utfört.

Om till exempel en offentlig omsorgsgivare ansvarar för en insats som utförs av en enskild (privat) omsorgsgivare, kan således båda ha tillgång till och behandla varandras uppgifter om också övriga förutsättningar i paragrafen är uppfyllda.

Vad innebär det att uppgifterna kan antas ha betydelse?

För att en omsorgsgivare ska få ta del av personuppgifter som vårdgivare och andra omsorgsgivare har gjort tillgängliga är en förutsättning att uppgifterna kan antas ha betydelse för omsorgsgivarens insatser för äldre personer eller personer med funktionsnedsättning eller för en utredning om att få sådana insatser.

Den som arbetar hos en omsorgsgivare behöver göra en faktiskt och konkret bedömning av om uppgifterna skulle kunna komma att göra någon skillnad för insatsen eller utredningen om insatsen. En sådan bedömning behöver innehålla ställningstaganden av om uppgiften kan antas ha betydelse för utförandet av omsorgsgivarens insatser eller handläggning, beslut i ärenden om sådana insatser samt uppföljning av beslut om sådana insatser.

Prövningen kommer många gånger behöva utgå från vad som typiskt sett kan anses gälla om inte omsorgsmottagaren själv kan lämna närmare upplysningar, eftersom prövningen görs innan personalen har tagits del av uppgifterna.

Det är bara om uppgifterna kan antas ha betydelse för omsorgsgivarens insatser eller utredning som uppgifterna får behandlas. Ett slentrianmässigt inhämtande av uppgifter från en annan vårdgivares eller omsorgsgivares dokumentation eller inhämtande av uppgifter som kan vara bra att ha, är inte tillåtet.

Vilka krav ställs på ett samtycke till behandling av personuppgifter?

Det ska vara ett sådant samtycke som uppfyller de krav som följer av dataskyddsförordningen. Det innebär att det ska vara en viljeyttring som är frivillig, specifik, informerad och otvetydig. Genom viljeyttringen godtar omsorgsmottagaren behandling av personuppgifter som rör hen, antingen genom ett uttalande eller genom en entydig bekräftande handling (artikel 4.11 i dataskyddsförordningen). För att samtycket ska vara informerat bör omsorgsmottagaren känna till åtminstone vem som är personuppgiftsansvarig och syftet med personuppgiftsbehandlingen.

Det räcker alltså inte med att omsorgsmottagaren inte motsätter sig att omsorgsgivaren tar del av uppgifter, utan det krävs ett aktivt samtycke.

Att samtycke krävs för att en omsorgsgivare ska få behandla personuppgifter som har gjorts tillgängliga är en integritetshöjande åtgärd.

En omsorgsmottagare kan lämna samtycke på förhand, men det förutsätter att ändamålet med behandlingen är tydligt avgränsat.

Det finns inget krav på ett skriftligt samtycke, men den personuppgiftsansvarige behöver kunna visa att ett giltigt samtycke har lämnats.

Ta del av personuppgifter som rör personer som inte endast tillfälligt saknar förmåga att samtycka

När det gäller personer som inte endast tillfälligt saknar förmåga att ta ställning får en omsorgsgivare ta del av uppgift om vilka andra omsorgsgivare som har gjort personuppgifter tillgängliga.

Omsorgsgivaren får sedan ta del av personuppgifter som har gjorts tillgängliga om samtliga dessa förutsättningar är uppfyllda:

  • Omsorgsgivaren bedömer att dessa kan antas ha betydelse för de insatser som är nödvändiga med hänsyn till omsorgsmottagarens behov eller en utredning om sådana insatser.
  • Omsorgsmottagarens inställning till sådan behandling av personuppgifter så långt som möjligt har klarlagts.
  • Det finns inte anledning att anta att omsorgsmottagaren skulle ha motsatt sig behandlingen av personuppgifterna.

Vad innebär det att en omsorgsmottagare inte endast tillfälligt saknar förmåga att samtycka?

Den omsorgsgivare som behöver ta del av uppgifter hos en annan omsorgsgivare behöver bedöma om omsorgsmottagaren inte endast tillfälligt saknar förmåga att lämna samtycke. Omsorgsmottagarens förmåga kan variera över tid, och kan även vara beroende av vilken fråga som hen behöver ta ställning till. Bedömningen av omsorgsmottagarens förmåga att samtycka gäller enbart för den enskilda situation då bedömningen görs.

När får en omsorgsgivare ta del av personuppgifter som har gjorts tillgängliga?

När det gäller en omsorgsmottagare som inte endast tillfälligt saknar förmåga att samtycka, får en omsorgsgivare ta del av personuppgifter som andra omsorgsgivare har gjort tillgängliga under de förutsättningar som anges ovan (se avsnittet Personer som inte endast tillfälligt saknar förmåga att samtycka).

Den omsorgsgivare som behöver ta del av uppgifter hos en annan omsorgsgivare behöver bedöma om omsorgsmottagaren har förmåga att ge sitt samtycke till personuppgiftsbehandlingen eller inte, respektive göra bedömningen om uppgifterna kan antas ha betydelse för insatserna.

När det gäller en omsorgsmottagare som inte endast tillfälligt saknar förmåga att samtycka, får en omsorgsgivare inte ta del av uppgifter som vårdgivare har gjort tillgängliga. För att ta del av uppgifter hos vårdgivare krävs samtycke från omsorgsmottagaren.

 

Ta del av ospärrade personuppgifter som rör barn

När omsorgsmottagaren är ett barn som har uppnått sådan ålder och mognad att barnet själv kan samtycka får en omsorgsgivare ta del av uppgifter som andra vårdgivare och omsorgsgivare har gjort tillgängliga om samtliga dessa förutsättningar är uppfyllda:

  • Uppgifterna rör en ett barn som får omsorgsgivarens insatser eller är föremål för utredning av att få sådana insatser.
  • Uppgifterna kan antas ha betydelse för omsorgsgivarens insatser.
  • Barnet samtycker till att omsorgsgivaren tar del av uppgifterna.

När barnet inte har uppnått sådan ålder och mognad att barnet själv kan samtycka får en omsorgsgivare ta del av personuppgifter som en annan omsorgsgivare har gjort tillgängliga om båda dessa förutsättningar är uppfyllda:

  • Uppgifterna rör en omsorgsmottagare som får omsorgsgivarens insatser eller är föremål för utredning av att få sådana insatser.
  • Uppgifterna kan antas ha betydelse för omsorgsgivarens insatser.

När kan barnet samtycka?

När ett barn har nått sådan ålder och mognad att barnet själv kan samtycka, krävs enligt huvudregeln samtycke för att omsorgsgivaren ska få behandla uppgifter om barnet. Det är omsorgsgivaren som i kontakten med barnet behöver bedöma om barnet själv har förmåga att samtycka.

Innan barnet har nått sådan ålder och mognad att hen själv kan samtycka, behöver inte samtycke inhämtas för att omsorgsgivaren ska få ta del av uppgifter som andra omsorgsgivare har gjort tillgängliga.

Omsorgsgivare har inte möjlighet att få behandla vårdgivares uppgifter genom sammanhållen vård- och omsorgsdokumentation om barn som ännu inte nått sådan ålder och mognad att de kan samtycka till behandlingen.

Mognadsbedömning för barns delaktighet hos Kunskapsguiden

 

Ansvar för dokumentation

Personuppgiftsansvar

En omsorgsgivare, det vill säga den myndighet, juridiska person eller enskilda näringsidkare, som ansvarar för eller utför insatser för äldre personer och personer med funktionsnedsättning, är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som omsorgsgivaren utför vid sammanhållen vård- och omsorgsdokumentation. Personuppgiftsansvaret omfattar även sådan behandling av personuppgifter som utförs när omsorgsgivaren genom direktåtkomst eller annat elektroniskt utlämnande i ett enskilt fall tar del av personuppgifter hos vårdgivare eller andra omsorgsgivare. I ansvaret ingår även den fortsatta lagringen, om uppgifterna till exempel har laddats ner, och det fortsatta tillgängliggörandet.

I personuppgiftsansvaret ingår att se till att omsorgsmottagaren får information om vad sammanhållen vård- och omsorgsdokumentation innebär och om möjligheten att motsätta sig att personuppgifterna görs tillgängliga.

Ansvar för intern elektronisk åtkomst

Tilldelning

Det ingår i varje omsorgsgivares ansvar att pröva sin personals behov av åtkomst till personuppgifter hos andra omsorgsgivare och vårdgivare i den sammanhållna vård- och omsorgsdokumentationen. Utgångspunkten är att behörigheten ska begränsas till vad som behövs för att den enskilde i personalen ska kunna fullgöra sina arbetsuppgifter när det gäller insatser för äldre personer eller personer med funktionsnedsättning.

En omsorgsgivare behöver göra aktiva och individuella behörighetstilldelningar utifrån analyser av vilken närmare information olika personalkategorier och olika slags verksamheter behöver. Då villkoren för behörighetstilldelning bestäms måste också riskanalyser göras.

Det är särskilt viktigt med behovs- och riskanalyser när det till exempel gäller tillgängligheten till uppgifter om personer med skyddade personuppgifter.

Kontroll av åtkomst

En omsorgsgivare är skyldig att se till att den egna personalens och vårdgivare och andra omsorgsgivares åtkomst till personuppgifter, genom sammanhållen vård- och omsorgsdokumentation, dokumenteras och kan kontrolleras.

Omsorgsgivaren är även skyldig att göra systematiska och återkommande kontroller av om någon obehörigen kan komma åt eller har tagit del av uppgifterna. Till exempel kan åtkomstkontroller göras för att säkerställa att användare inte använder sina behörigheter på fel sätt genom att läsa uppgifter som de inte har rätt till.

Exempel på en felaktig åtkomst kan vara att någon öppnar en journal trots att hen inte har med omsorgsmottagaren att göra.

Information till omsorgsmottagare om elektronisk åtkomst

En omsorgsgivare ska på begäran av en omsorgsmottagare lämna information om vilken åtkomst till personuppgifter om omsorgsmottagaren som har förekommit i systemet för sammanhållen vård- och omsorgsdokumentation. Det gäller både åtkomst till uppgifter som tagits del av genom direktåtkomst och annat elektroniskt utlämnande.

Informationen behöver vara anpassad och klargörande för omsorgsmottagaren, så att hen enkelt ska kunna tillgodogöra sig den. Den information som lämnas behöver vara begriplig och vägledande för omsorgsmottagaren när hen själv ska bilda sig en uppfattning om huruvida åtkomsten har varit befogad eller inte.

Bevarande och gallring

Varje omsorgsgivare som är ansluten till ett system för sammanhållen vård- och omsorgsdokumentation, ansvarar för bevarandet av de ospärrade uppgifterna som omsorgsgivaren själv gör tillgängliga. Det innebär i princip att det endast är en (och inte flera) omsorgsgivare som ansvarar för bevarandet och arkiveringen av dokumentation.

Även om ett av syftena med sammanhållen vård- och omsorgsdokumentation är att undvika dubbeldokumentation, kan dubbeldokumentation ibland vara nödvändig för att kunna ge god omsorg. Om en omsorgsgivare laddar ner och lagrar uppgifter innebär det att en ny handling framställs som omsorgsgivaren ansvarar för. Den nya handlingen omfattas då av samma regler om bevarande och gallring som gäller för dokumentation inom den egna verksamheten.

Elektronisk åtkomst för omsorgsmottagare

Omsorgsgivare får ge en omsorgsmottagare elektronisk tillgång till ospärrade uppgifter om omsorgsmottagaren själv, genom direktåtkomst eller annat elektroniskt utlämnande. Det finns inget krav på att omsorgsgivaren ska tillhandahålla sådan åtkomst utan lagen ger endast en möjlighet till detta.

Direktåtkomst innebär att det inte sker någon sekretessprövning varje gång en omsorgsmottagare tar del av uppgifter om sig själv. Därför måste sekretessfrågan prövas i samband med att omsorgsgivaren ger omsorgsmottagaren direktåtkomst i det elektroniska systemet. Det kan även gälla när omsorgsgivaren ger tillgång genom annat elektroniskt utlämnande än direktåtkomst, till exempel en elektronisk fråga-svar-funktion.

Meddelandeblad

Ny lag om sammanhållen vård- och omsorgsdokumentation – MeddelandebladArtikelnummer: 2022-12-8294|Publicerad: 2022-12-21

Mer hos oss

Mer hos andra

Lagar och andra föreskrifter

Texten på denna sida presenterar endast vissa huvuddrag i lagstiftningen på området. Texten innehåller förenklingar och är inte uttömmande. Det är författningstexten som gäller.

Publicerad: