Ramverk effektiv produktions- och kapacitetsstyrning
Produktions- och kapacitetsstyrning är ett iterativt arbete med återkommande cykler av prognostisering av behov och tillgänglig kapacitet, balansering och beslut om plan samt uppföljning. Ramverket, som visas i bilden nedan, illustrerar hur systematik och struktur kan tillämpas för att möjliggöra ett effektivt arbete i er region eller verksamhet där hela organisationen involveras.
Bilden illustrerar hur systematik och struktur kan etableras via tre nivåer och iterativa aktiviteter för skapa effektiv produktions- och kapacitetsstyrning, se tydligare i pdf.
Uppdelning av produktions- och kapacitetsstyrningsarbetet i olika nivåer skapar en tydlig och effektiv struktur
En förutsättning för ett effektivt produktions- och kapacitetsstyrningsarbete är en tydlig struktur som klargör vad som ska utföras och av vem. För att skapa en tydlighet i vad som ska utföras i kan arbetet delas in i olika nivåer - strategisk, taktisk och operativ nivå. På detta sätt skapas också en klarhet i vem som kan ha det övergripande och yttersta ansvaret för genomförande, och vilka som kan ansvara för genomförandet av arbetet på respektive nivå.
Att strukturera produktions- och kapacitetsstyrningsarbetet på olika nivåer bidrar till:
- Tydlighet i vad som ska utföras och av vem
- Koppling mellan långsiktiga strategiska mål och lokal operativ verksamhet
- Beslutsfattande på rätt nivå där nödvändigt mandat och resurser finns tillgängliga, och även minimera risken för suboptimerade lösningar
- Effektiv användning av organisationens samlade kompetens
- Förenklad uppföljning tack vare en tydlig ansvarsfördelning av produktions- och kapacitetsstyrningsarbetets olika delar
- En stabil grund för ett proaktivt och systematiskt produktions- och kapacitetsstyrningsarbete
Produktions- och kapacitetsstyrningsnivåer är inte lika med organisationsnivåer
Viktigt att poängtera är att nivåerna i första hand inte direkta motsvarar organisationsnivåer utan representerar vad i produktions- och kapacitetsstyrningsarbetet som ska utföras. Det som skiljer nivåerna åt är framför allt detaljgrad och tidsperspektivet på vilken planering och uppföljning av produktions- och kapacitetsstyrningsarbetet sker.
Vad inkluderar produktions- och kapacitetsstyrning på strategisk, taktisk och operativ nivå?
Produktions- och kapacitetsstyrningsarbetet som sker på strategisk nivå har ett långsiktigt och övergripande fokus med ett tidsperspektiv och planeringshorisont på 1-4 år framåt, nedbrutet och periodiserat per år eller kvartal. Arbetet handlar i huvudsak om att:
- Fastställa och utveckla ramar, struktur och förutsättningar för hela produktions- och kapacitetsstyrningsarbetet.
- Säkerställa en tydlig roll- och ansvarsfördelning där rätt kompetens finns på plats på respektive nivå.
- Se till att prognos- och balanseringsarbetet genomförs systematiskt med involvering av chefer på samtliga nivåer. På strategisk nivå resulterar detta i mål kopplande till produktionen med realistiska budgetar, som i sin tur sätter ramar för balanserade produktionsplaner och scheman på övriga nivåer.
- Säkerställa en systematisk uppföljning och hantering av åtgärder för att uppnå balanserade produktionsplaner och scheman på övriga nivåer, samt åtgärder för att öka den generella produktionsförmågan.
- Främja dialog och samsyn både mellan nivåerna och politisk nivå gällande frågor kopplade till produktions- och kapacitetsstyrning och dess resultat.
Taktisk nivå
Produktions- och kapacitetsstyrningsarbetet som sker på den taktiska nivån fokuserar på att bryta ner målen kopplade till produktionen som tagits fram på strategisk nivå, för att utifrån dessa ta fram nästkommande års produktionsplaner. Detta arbete bygger på ett systematiskt samarbete mellan samtliga nivåer där den taktiska nivån ansvarar för:
- dialogen med den strategiska och operativa nivån för att säkerställa ett sammanhållet genomförande
- att följa upp produktionsplanen, exempelvis månadsvis eller veckovis.
Operativ nivå
Produktions- och kapacitetsstyrningsarbetet som sker på den operativa nivån innebär:
- deltagande i prognos- och balanseringsarbetet med detaljkunskap om sin egen verksamhet
- ansvar för att bryta ner och verkställa produktionsplanerna framtagna på taktisk nivå genom schemaläggning och daglig styrning
- veckovis eller daglig uppföljning.
Om det uppstår obalans
Om det identifieras en obalans mellan kapacitetsbehovet och den tillgängliga kapaciteten på någon av nivåerna behöver det åtgärdas. Det är viktigt att undvika att överföra en obalanserad plan till den taktiska eller operativa nivån, eftersom chefer som ansvarar för dessa nivåer kan sakna det mandat och/eller de resurser som krävs för att åtgärda obalansen. Åtgärderna kan exempelvis bestå av att omfördela resurser eller omprioritera vårdbehov.
Budgeten sätter ramarna
Verksamheternas uppdrag och budget sätter ramarna för produktions- och kapacitetstyrningen eftersom de specificerar vilken vård som ska bedrivas och till vilken kostnad. Detta styr till stor del den tillgängliga kapaciteten. Produktions- och kapacitetsstyrning hänger därmed tätt samman med ekonomistyrning. Socialstyrelsens stöd berör dock inte specifika metoder och processer för ekonomistyrning. Verksamhetens budget hanteras som ett ingångsvärde till produktions- och kapacitetsstyrningen, och ekonomiska utfall beskrivs som en del av uppföljningen inom produktions- och kapacitetstyrning för att möjliggöra ett lärande kring verksamhetens förutsättningar och behov.
En tydlig roll- och ansvarsfördelning är viktigt för ett effektivt produktions- och kapacitetsstyrningsarbete
Att identifiera vilka funktioner och roller som arbetar med organisationens produktions- och kapacitetsstyrning på respektive nivå är viktigt för att säkerställa en ändamålsenlig roll- och ansvarsfördelning där rimliga krav och förväntningar kan ställas på respektive funktions produktions- och kapacitetsstyrningsarbete.
I och med att regionerna organiserar och styr sin hälso- och sjukvård på olika sätt behöver varje region identifiera vilka funktioner som arbetar med produktions- och kapacitetsstyrning på de olika nivåerna i regionen. Att upprätta en tydlig roll- och ansvarsfördelning förenklar det iterativa samarbete som produktions- och kapacitetsstyrning innebär. Här är det också viktigt att poängtera att även om en funktion har sitt huvudsakliga ansvar för genomförande av produktions- och kapacitetsstyrningsarbetet på en specifik nivå, så kan en enskild person även bidra i produktions- och kapacitetsstyrningsarbetet på övriga nivåer.
Nedan beskrivs ett exempel på hur roll- och ansvarsfördelningen för produktions- och kapacitetsstyrningsarbetet på respektive nivå kan se ut.
- Ytterst ansvarig för produktions- och kapacitetsstyrningsarbetet: högsta chefsnivån i regionen. Beroende på hur vården är organiserad i regionen kan det exempelvis handla om regions- och/eller sjukhusledning.
- Strategisk nivå: högsta chefsnivån i regionen med tillhörande staber, exempelvis i form av regions- och/eller sjukhusledning.
- Taktisk nivå: består ofta av chefer i andra led med tillhörande stödfunktioner, exempelvis verksamhets- eller klinikerledning.
- Operativ nivå: chefer i första led med tillhörande stödfunktioner, exempelvis sektions-, avdelnings- eller enhetsledning.
Ett framgångsrikt produktions- och kapacitetsstyrningsarbete bygger på samarbete mellan samtliga chefsnivåer
Ett effektivt produktions- och kapacitetsstyrningsarbete bygger på engagemang och samarbete mellan chefer på samtliga nivåer. Det handlar om ett iterativt arbete både ”uppifrån och ner” och ”nerifrån och upp” där det strategiska, taktiska och operativa arbetet sker synkroniserat. Resultatet blir gemensamma överenskommelser där hela organisationen arbetar mot gemensamma och realistiska mål och budgetar, vilket i sin tur ligger till grund för balanserade produktionsplaner och en schemaläggning som både är genomförbar och anpassad efter regionens vårdbehov.
Högsta chefsnivån är ytterst ansvarig för det iterativa samarbetet i hela produktions- och kapacitetsstyrningsarbetet och att gemensamma överenskommelser mellan samtliga chefsnivåerna sker. Ett effektivt samarbete minskar risken att arbetets utförande blir eftersatt på någon nivå, eller att en nivå blir för dominerande.
Det iterativa samarbetet är av stor vikt, men behöver inte nödvändigtvis sträva efter perfektion direkt. Det handlar snarare att hitta en tillräcklig ambitionsnivå och kontinuerligt förbättra arbetet över tid.
För mer fördjupad beskrivning av ramverket
Ramverket ger en övergripande illustration av hur ett effektivt produktions- och kapacitetsstyrningsarbete kan genomföras. För att möjliggöra en mer praktisk tillämpning behöver ramverket kompletteras med detaljerade beskrivningar och verktyg.