Ramverk effektiv produktions- och kapacitetsstyrning

Socialstyrelsen har tagit fram ett ramverk som övergripande illustrerar hur effektiv produktions- och kapacitetsstyrning kan ta form i hälso- och sjukvården.

Produktions- och kapacitetsstyrning är ett iterativt arbete med återkommande cykler av prognostisering, beslut om plan och uppföljning. Ramverket, som visas i bilden nedan, illustrerar hur ni på ett systematiskt och strukturerat sätt effektivt kan möjliggöra detta i er region eller verksamhet. Ramverket omfattar flera iterativa aktiviteter som kopplar ihop tre olika nivåer i organisationen: strategisk, taktisk och operativ.

Bilden illustrerar hur systematik och struktur kan etableras på tre nivåer i organisationen via olika iterativa aktiviteter för effektiv produktions- och kapacitetsstyrning.

De olika nivåerna kan beskrivas som:

Strategisk nivå: består ofta av en eller flera ledningsstrukturer. Beroende på hur vården är organiserad kan det till exempel handla om region-, förvaltnings- eller sjukhusledning. Den strategiska nivån har en planeringshorisont på 1–4 år, nedbrutet per år eller kvartal.
Taktisk nivå: består ofta av verksamhetsledning eller specialitet och har generellt en planeringshorisont på 12 månader, nedbrutet per vecka.
Operativ nivå: består ofta av sektions-, avdelnings- eller enhetsledning och där är planeringshorisonten på några veckor eller månader nedbrutet per dag eller timme.

Arbetet inleds med att skapa en övergripande produktionsplan på strategisk nivå. Detta för att säkerställa realistiska förutsättningar för bland annat schemaläggning på operativ nivå. Detta görs genom att prognostisera både övergripande behov och tillgänglig kapacitet, följt av att fastställa planer som balanserar dessa. När balans är uppnådd och en överenskommelse för planen har godkänts, överförs planen från strategisk till taktisk nivå. Verksamheterna utformar sedan specifika produktionsplaner utifrån den övergripande produktionsplanen. Den balanserade produktionsplanen används därefter som grund för schemaläggning och daglig styrning på operativ nivå.

Om det uppstår obalans

Om det identifieras en obalans mellan kapacitetsbehovet och den tillgängliga kapaciteten på någon av nivåerna behöver det åtgärdas. Det är viktigt att undvika att överföra en obalanserad plan till den taktiska eller operativa nivån, eftersom dessa nivåer kan sakna det mandat och/eller de resurser som krävs för att åtgärda obalansen. Åtgärderna kan exempelvis bestå av att omfördela resurser eller omprioritera vårdbehov.

Budgeten sätter ramarna

Verksamheternas uppdrag och budget sätter ramarna för produktions- och kapacitetstyrnigen eftersom de specificerar vilken vård som ska bedrivas och till vilken kostnad. Detta styr till stor del den tillgängliga kapaciteten. Produktions- och kapacitetsstyrning hänger därmed tätt samman med ekonomistyrning. Socialstyrelsens stöd berör dock inte specifika metoder och processer för ekonomistyrning. Verksamhetens budget hanteras som ett ingångsvärde till produktions- och kapacitetsstyrningen, och ekonomiska utfall beskrivs som en del av uppföljningen inom produktions- och kapacitetstyrning för att möjliggöra ett lärande kring verksamhetens förutsättningar och behov.

Beskrivning av de olika aktiviteterna i ramverket

Här nedan beskriver vi de olika aktiviteterna i ramverket. För mer fördjupade stöd se menyn på Produktion- och kapacitesstyrnings startsida

Utgångspunkter för PKS

Politisk nivå

Grunden för organisationens produktions- och kapacitetsstyrning läggs på den politiska nivån via regionfullmäktige, regionstyrelse och politiska nämnder. Politikerna har ansvar för att skapa en samlad bild av regioninvånarnas vårdbehov och förväntningar på hälso- och sjukvården.

De bedömer sedan de övergripande möjligheterna att möta dessa behov och förväntningar utifrån tillgänglig budget för att sedan göra nödvändiga prioriteringar innan vårdgivarna i regionen får sina vårduppdrag.

Dessa vårduppdrag tillsammans med regionernas egna verksamhetsspecifika prognoser utgör grunden för produktions- och kapacitetsstyrningsarbetet.

Verksamhetsspecifika prognoser

Förutom de politiska utgångspunkterna utgör verksamhetsspecifika prognoser för både behov och tillgänglig kapacitet grunden för produktions- och kapacitetsstyrningsarbetet. Dessa prognoser tas fram på taktisk nivå, det vill säga verksamhetsledning eller specialitet, med stöd från och i dialog med operativ nivå, som utgörs av sektioner, avdelningar, enheter och team.

Strategisk nivå - 1 till 4 års planering

Överipande prognoser

Utifrån definierade vårduppdrag och verksamhetsspecifika prognoser sammanställer den strategiska nivån, en övergripande prognos för vårdbehovet för det kommande året eller längre fram. Till exempel antal patienter i behov med diagnos eller symptom X.

Denna prognos tas fram i nära samarbete med den taktiska nivån, som består av verksamhetsledning eller specialitet, som ansvarar för att bedöma vårdbehoven inom sina respektive områden.

Vårdbehoven omvandlas därefter till ett produktionsbehov, det vill säga antal nödvändiga vårdtjänster för att möta vårdbehovet, och vidare till ett kapacitetsbehov, antal aktivitetstimmar per vårdtjänst.

Kapacitetsbehovet kan uttryckas i olika termer så som den totala tiden som behövs med disponibla vårdplatser för att möta vårdbehovet, eller tid som behövs med bemannade operationssalar, vårdlag med rätt kompetensmix med mera. Även denna aktivitet sker i samarbete med den taktiska nivån, men kapacitetsbehovet aggregeras och analyseras för hela organisationen på strategisk nivå.

Övergripande prognos tillgänglig kapacitet

Den strategiska nivån prognostiserar den övergripande tillgängliga kapaciteten genom att summera de verksamhetsspecifika kapacitetsprognoser som har tagits fram på taktisk nivå. På strategisk nivå inkluderas enbart de övergripande tillgängliga begränsande kapaciteterna, de så kallade flaskhalsarna.

Dessa kapaciteter riskerar att styra det totala genomflödet av patienter. Att fokusera på dessa är ett sätt att förenkla arbetet och samtidigt säkerställa att planeringen på taktiska nivån går ihop. De begränsande kapaciteterna kan exempelvis vara tillgängliga vårdplatser eller bemannade operationssalar.

Beslut om övergripande produktionsplan

När kapacitetsbehovet och den tillgängliga kapaciteten har prognostiserats, jämförs dessa med varandra för att säkerställa balans. Om det visar sig vara obalans, till exempel om kapacitetsbehovet överstiger den tillgängliga kapaciteten, behöver det åtgärdas.

Det kan ske genom att fatta beslut om åtgärder som antingen minskar kapacitetsbehovet eller ökar den tillgängliga kapaciteten. Dessa beslut tas i samråd mellan strategisk och taktisk nivå. En välgjord balansering resulterar i en övergripande produktionsplan med realistiska och balanserade produktionsmål.

Budget och produktionsmål

Produktionsmålen fastställs genom en överenskommelse mellan den strategiska och taktiska nivån. Dessa mål har en tidshorisont på ett eller flera år och är detaljerade på årsnivå eller kvartalsnivå. Genom att säkerställa att produktionsmålen är balanserade minskar risken för obalans på mer operativa nivåer i organisationen. Detta bidrar till en bättre arbetsmiljö för både vårdpersonal och schemaläggare.

När ledningen på strategisk och taktisk nivå är enade om produktionsmål och budget för verksamheterna, används dessa som utgångspunkt för fortsatt planering och styrning inom organisationen.

Taktisk nivå - 1 års planering

Behovsprognoser

Utifrån de balanserade produktionsmålen tar den taktiska nivån (verksamhetsledning eller specialitet) fram mer specifika behovsprognoser för året, där även variationer över året (per vecka) beskrivs. Behovsprognosen ”översätts” även på taktisk nivå till ett kapacitetsbehov, dvs. vilka kapaciteter som behövs för att möta vårdbehoven.

Tillgänglig kapacitet

Den tillgängliga kapaciteten i verksamheten prognostiseras. På taktisk nivå inkluderas de tillgängliga begränsande kapaciteterna (flaskhalsarna). Detta kan inkludera exempelvis disponibla vårdplatser, men behöver inte vara samma som på strategisk nivå.

Beslut om produktionsplan

Det beräknade kapacitetsbehovet och den prognostiserade tillgängliga kapaciteten balanseras mot varandra för att skapa en balanserad produktionsplan. För att produktionsplanen ska vara balanserad kan åtgärder behöva vidtas för att minska kapacitetsbehovet eller öka den tillgängliga kapaciteten.

Produktionsplan

Produktionsplanen har en tidshorisont på ett år eller rullande 12 månader. Produktionsplanen beskriver vad som behöver göras för att möta vårdbehoven varje vecka, och omfattar all vård. Produktionsplanen ska vara överenskommen mellan taktisk, operativ och strategisk nivå och utifrån överenskomna fakta. Om något förändras måste det ske en ny överenskommelse inför justering av produktionsplanen.

Operativ nivå - 12 till 18 veckors planering

Daglig plan för produktion

På den operativa nivån bryts produktionsplanen ner till en daglig detaljerad nivå, daglig plan för produktion, och veckovisa variationer läggs in i planen. Eftersom produktionsplanen redan är balanserad behövs inga ytterligare behovsprognoser. Den nedbrutna produktionsplanen ligger därefter till grund för schemaläggningen.

Tillgänglig kapacitet per dag

Den tillgängliga kapaciteten prognostiseras. På operativ nivå inkluderas alla tillgängliga kapaciteter, oberoende av om de är begränsande eller inte.

Beslut och schemaläggning

Den dagliga planen för produktion balanseras mot den tillgängliga kapaciteten för att skapa ett balanserat schema för både medarbetare och övriga resurser, som lokaler och utrustning med mera. Om schemaläggningen baseras på en balanserad produktionsplan, ska det vara möjligt att genomföra vården enligt schemat.

Schemaläggning

Lokal- och medarbetarscheman som är balanserade möter de kapacitetsbehov som finns utifrån produktionsplanen och den dagliga planen för produktion. Avvikelser som beror på exempelvis ett större patientinflöde än väntat eller personalbortfall på grund av exempelvis sjukdom, hanteras på daglig basis.

Uppföljning

För att PKS ska fungera krävs att det görs en uppföljning på alla nivåer. Detta krävs för att aktivt kunna styra verksamheten utifrån beslutade produktionsmål och produktionsplaner, men även för att kunna anpassa och utveckla arbetssätten samt justera produktionsmål, produktionsplan och/eller enhetens schema vid behov.

Publicerad: 2024-08-22