Stöd för produktions- och kapacitetsstyrning

Socialstyrelsen har tagit fram ett stöd för hur du kan arbeta strategiskt med produktions- och kapacitetsstyrning (PKS). Stödet innehåller bland annat konkreta råd om hur invånarnas vårdbehov och vårdverksamheternas kapacitet kan balanseras.

Den här sidan är under uppbyggnad och kommer att kompletteras med fler stöd till verksamheterna.

Det här stödet riktar sig till dig som vill arbeta med PKS på ett systematiskt sätt i en region eller organisation. Det är i dagsläget anpassat för dig som befinner dig på strategisk nivå i organisationen. Syftet är att ge stöd i att bygga upp de förutsättningar som krävs för att PKS i organisationen ska fungera och ge resultat över tid.

Ett systematiskt PKS-arbete kan bidra till:

Rätt vård i rätt tid
Ändamålsenliga och snabbare patientflöden
Bättre arbetsmiljö
Högre kostnadseffektivitet.

Varför ska man arbeta med PKS?

Enkelt uttryckt handlar PKS om att se till att alla resurser finns på plats i rätt tid för att kunna ge patienterna vård av god kvalitet. Det handlar om att:

Skapa sig en tydlig bild av vilken kapacitet vården behöver för att möta invånarnas vårdbehov
Skapa sig en tydlig bild av den tillgängliga kapaciteten som finns i den egna organisationen
Fatta beslut som möjliggör balans mellan den behövda kapaciteten och organisationens tillgängliga kapacitet
Upprätta balanserade produktionsplaner och scheman
Följa upp, återkoppla och vidareutveckla planering och prognoser på alla nivåer i organisationen

En välfungerande PKS ger förutsättningar att arbeta proaktivt istället för reaktivt. Genom prognoser och uppföljning kan chefer på rätt nivå i organisationen fatta faktabaserade beslut, och medarbetare kan delta i utveckling av arbetssätt och planering. Ett systematiskt PKS-arbete skapar även förutsättningar för en mer långsiktig planering av verksamheten.

Nätverksträffar

Det webbaserade metodstödet kompletteras av ett nätverk för lärande mellan regioner. I nätverket deltar region- och verksamhetsrepresentanter med ansvar och intresse för PKS och utbyter kunskap och erfarenheter.
För mer information om nätverket kontakta Sofia.Norberg@socialstyrelsen.se

Hur går PKS till?

Här nedanför får du en bild över PKS-processen på ett övergripande plan. Grunden är att först prognosticera vilken kapacitet vården behöver för att möta invånarnas vårdbehov och vilken kapacitet som finns i organisationen. Därefter upprättas planer som säkerställer att dessa två är i balans med varandra. Arbetet ser olika ut på olika nivåer:

På den strategiska nivån finns ofta en eller flera ledningsstrukturer. Beroende på hur vården är organiserad kan det till exempel handla om region-, förvaltnings- eller sjukhusledning. Den strategiska nivån har en planeringshorisont på 1–4 år, nedbrutet per år eller kvartal.
På den taktiska nivån finns ofta verksamhetsledning eller specialitet och har generellt en planeringshorisont på 12 månader, nedbrutet per vecka.
På den operativa nivån finns ofta en sektions-, avdelnings- eller enhetsledning och där är planeringshorisonten på några veckor eller månader nedbrutet per dag eller timme.

Processen börjar med att ta fram en prognos för en region eller organisation samt att ta fram exempel på åtgärder för att omfördela resurser eller prioritera mellan vårdbehov.

När vårdverksamheterna får del av prognoserna över vårdbehovet tar de fram produktionsplaner som sedan kan ligga till grund för schemaläggning och den dagliga styrningen.

Här finns mer information om de olika stegen.

Utgångspunkter för PKS

Politisk nivå

Redan på politisk nivå (regionfullmäktige, regionstyrelse och politiska nämnder) läggs grunden för organisationens PKS. Politikerna ansvarar för att upprätta en samlad bild av regioninvånarnas vårdbehov och krav på hälso- och sjukvården, bedöma övergripande möjligheter att möta dessa behov och krav samt göra eventuella prioriteringar inför att vårdgivarna i regionen får sina vårduppdrag. Dessa vårduppdrag utgör utgångspunkterna för organisationens PKS-arbete tillsammans med de verksamhetsspecifika prognoserna.

Verksamhetsspecifika prognoser

Utöver de politiska utgångspunkterna kompletterar vårdgivarna utgångspunkterna med egna verksamhetsspecifika prognoser av behov och tillgänglig kapacitet. Dessa prognoser tas fram på taktisk nivå (verksamhetsledning eller specialitet), med stöd från och i dialog med operativ nivå (sektioner, avdelningar, enheter och team).

Strategisk nivå - 1- 4 års planering

Överipande prognoser

Utifrån definierade vårduppdrag och verksamhetsspecifika prognoser gör den strategiska nivån (koncernledning, förvaltnings- och sjukhusledning) en samlad prognos av behovet för det kommande året, eller kommande åren. Prognosen tas fram i dialog och samarbete med taktisk nivå (verksamhetsledning eller specialitet) som har huvudansvar för att prognostisera vårdbehoven inom sitt område.

Vårdbehoven ”översätts” till ett kapacitetsbehov. Kapacitetsbehovet kan uttryckas som summa tid disponibla vårdplatser, tid med bemannade operationssalar, tid med vårdlag med rätt kompetensmix för aktuella vårdåtgärder med mera. Även detta görs tillsammans med den taktiska nivån (verksamhetsledning eller specialitet), men aggregeras för alla verksamheter på strategisk nivå.

Övergripande prognos tillgänglig kapacitet

Strategisk nivå prognostiserar den övergripande tillgängliga kapaciteten genom att summera de verksamhetsspecifika prognoserna av tillgänglig kapacitet som taktisk nivå tagit fram. På strategisk nivå inkluderas bara de tillgängliga övergripande begränsande kapaciteterna (flaskhalsarna). Detta kan inkludera exempelvis disponibla vårdplatser eller tid i bemannade operationssalar.

Beslut om övergripande produktionsplan

När kapacitetsbehovet och den tillgängliga kapaciteten är prognostiserade balanseras dessa mot varandra. Vid obalans (exempelvis kapacitetsbehovet överstiger den tillgängliga kapaciteten) kan beslut behöva tas om eventuella åtgärder för att antingen minska kapacitetsbehovet eller öka den tillgängliga kapaciteten. Dessa beslut tas i samråd mellan strategisk och taktisk nivå. En välgjord balansering resulterar i en övergripande produktionsplan med balanserade produktionsmål.

Budget och produktionsmål

Produktionsmålen tas fram som en överenskommelse mellan strategisk och taktisk nivå. Produktionsmålen har en tidshorisont på ett eller flera år och en detaljgrad på år eller kvartal. Att produktionsmålen är balanserade minskar risken för obalans på lägre nivåer i organisationen. Balanserade produktionsmål bidrar därigenom till en bättre arbetsmiljö för vårdpersonal och schemaläggare.

När ledningen på strategisk och taktisk nivå är överens om verksamheternas produktionsmål och budget, kan dessa användas som utgångspunkt för fortsatt planering och styrning i verksamheterna.

Taktisk nivå - 1 års planering

Behovsprognoser

Utifrån de balanserade produktionsmålen tar den taktiska nivån (verksamhetsledning eller specialitet) fram mer specifika behovsprognoser för året, där även variationer över året (per vecka) beskrivs. Behovsprognosen ”översätts” även på taktisk nivå till ett kapacitetsbehov, dvs. vilka kapaciteter som behövs för att möta vårdbehoven.

Tillgänglig kapacitet

Den tillgängliga kapaciteten i verksamheten prognostiseras. På taktisk nivå inkluderas de tillgängliga begränsande kapaciteterna (flaskhalsarna). Detta kan inkludera exempelvis disponibla vårdplatser, men behöver inte vara samma som på strategisk nivå.

Beslut om produktionsplan

Det beräknade kapacitetsbehovet och den prognostiserade tillgängliga kapaciteten balanseras mot varandra för att skapa en balanserad produktionsplan. För att produktionsplanen ska vara balanserad kan åtgärder behöva vidtas för att minska kapacitetsbehovet eller öka den tillgängliga kapaciteten.

Produktionsplan

Produktionsplanen har en tidshorisont på ett år eller rullande 12 månader. Produktionsplanen beskriver vad som behöver göras för att möta vårdbehoven varje vecka, och omfattar all vård. Produktionsplanen ska vara överenskommen mellan taktisk, operativ och strategisk nivå och utifrån överenskomna fakta. Om något förändras måste det ske en ny överenskommelse inför justering av produktionsplanen.

Operativ nivå -12-18 veckors planering

Daglig plan för produktion

På operativ nivå bryts produktionsplanen ner till daglig detaljnivå och variationer under veckan läggs till i planen. I och med att produktionsplanen är balanserad behöver inga ytterligare behovsprognoser göras, utan produktionsplanen nedbruten på dagsbasis (daglig plan för produktion) ligger till grund för balanseringen och schemaläggningen.

Tillgänglig kapacitet per dag

Den tillgängliga kapaciteten prognostiseras. På operativ nivå inkluderas alla tillgängliga kapaciteter, oberoende av om de är begränsande eller inte.

Beslut och schemaläggning

Den dagliga planen och den tillgängliga kapaciteten balanseras/matchas mot varandra för att skapa ett balanserat

schema för alla medarbetare och ett balanserat lokalschema för alla lokaler. Om schemaläggningen utgår ifrån en balanserad produktionsplan ska det vara möjligt att utföra vården i enlighet med schemat.

Schemaläggning

Lokal- och medarbetarscheman som är balanserade möter de kapacitetsbehov som finns utifrån produktionsplanen och den dagliga planen för produktion. Avvikelser som beror på exempelvis ett större patientinflöde än väntat eller personalbortfall (på grund av exv. sjukdom) hanteras på daglig basis.

Uppföljning

För att PKS ska fungera krävs att det görs en uppföljning på alla nivåer. Detta krävs för att aktivt kunna styra verksamheten utifrån beslutade produktionsmål och produktionsplaner, men även för att kunna anpassa och utveckla arbetssätten samt justera produktionsmål, produktionsplan och/eller enhetens schema vid behov.

Självskattning

I det här momentet svarar du på självskattningsfrågor för att få en bild av hur långt din organisation kommit i olika delar av PKS. Det ger också en bild av vilka delar som bör prioriteras att vidareutveckla i det fortsatta arbetet.

Självskattningsstöd (pdf)

Centrala roller, ansvarsområden och vägledande principer

I den här delen av stödet beskriver vi vilka strategiska roller som är viktiga att etablera på olika nivåer i organisationen. Du får också förslag på vad respektive roll ska ansvara för. I materialet finns förslag på vägledande principer för att skapa samsyn i verksamheten. Något som sedan kan ligga till grund när du utvecklar principer för PKS anpassade för din verksamhet.

Centrala roller, ansvarsområden och vägledande principer (pdf)

Organisationsövergripande prognos av behov och tillgänglig kapacitet

I det här momentet tydliggör vi vad behovsprognoser respektive prognoser av tillgänglig kapacitet omfattar på en strategisk nivå. Vi beskriver också övergripande vad du behöver ta särskild hänsyn till när du tar fram prognoser.

Prognos av behov och tillgänglig kapacitet (pdf)

Organisationsövergripande balansering av behov och tillgänglig kapacitet

Här beskriver vi vad balansering av behov och tillgänglig kapacitet innebär på strategisk nivå. Men också vad du särskilt behöver ta hänsyn till när du gör balansering för din verksamhet.

Balansering av behov och tillgänglig kapacitet (pdf)

Uppföljning på strategisk nivå: processer och behov av data

I det här momentet beskriver vi övergripande varför uppföljning på strategisk nivå är viktig och vad den kan innehålla. Vi tydliggör också varför det är viktigt med kvalitetssäkrad data vid uppföljning samt vilka andra stöd som rekommenderas.

Uppföljning på strategisk nivå, processer och behov av data (pdf)